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見通し、タイムラグ

◆見通し

会社でいろいろな業務を振られて、残念ながらキャパを超えているので、やれるものとやれないものが出てくるのだが、
面倒に感じるものはどうしても後回しにしてしまう。

面倒に感じることはどういうものかというと、いくつか種類がある。
  1. 単純だけど量が多い。時間がかかる。
  2. 単純だけど操作性が悪い。
  3. 単純だけど慣れてない。
  4. なんとなくわかるけど正確に答えるには調べないとわからないし、調べる場所もよくわからない。
  5. 何を指示されたのかよくわからない(成果物が不明確)
  6. 引き継ぎが不十分だった業務
このうち1,2は本当に面倒くさいだけなんだが、3~6は完了までの工程が明確になっていない状態なので、率先してやる気になれないものだと思う。つまり見通しが立っていないので面倒なのである。
逆に見通しが立っていれば、多少難しい業務であってもとりあえず着手していくことができる。
えてしてタスクは分解すれば小さな作業になるので、分解の見通しが立つかどうかといってもいいかもしれない。


◆タイムラグ

何かにつけてタイムラグが発生する。
指示して応答があるまで。
発注してから納品されるまで。
指示を受けてから着手するまで。
このタイムラグを何とかするのが、管理という手法の肝なのではないかと思う。
(品質の管理はまた別の話。どうやってやんの?)

もしすべての仕事が瞬時に終わるのであれば、進捗の管理は不要になる。
10人の部下に指示し、求めたものが即座に返ってくれば、わざわざ「あれどうなった?」などと言わなくていいのだから。
しかし実際には応答に時間がかかるし、言ったこちら側とて10のことのうちいくつかは忘れてしまうから、指示したことを記録しないといけないし、進捗も追っていかないといけない。
自分で記録するのが面倒だからと言って、指示された者が指示内容を共有のスプレッドだったり案件管理ツールなどに記録するようなルールにしてみても、指示した内容がすぐそこに反映されるわけではないし、なんなら書き漏らすリスクが高まるので、本当に記録されたかを確認しなければならない。それだったら自分で記録したほうが良い。横着はよくない。

タイムラグを把握することと、タイムラグが生じないようにすることで、業務上のストレスは減るのではないか。




by gaginga | 2022-01-03 14:36 | 雑記

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